« Je n’ai rien fait d’aujourd’hui.
Quoi, n’avez-vous pas vécu ? »
Michel de Montaigne, Les Essais.
La perception du temps qui passe est très ancienne et non reliée à l’organisation actuelle du travail. Tout juste note-t-on une légère accélération. Ce qui est nouveau, c’est la connaissance du fonctionnement de notre cerveau et la découverte des lois psychologiques nous permettant de mieux maîtriser le temps.
Après avoir rappelé que le temps était d’abord une ressource à notre disposition, ce dossier présente une synthèse des différentes approches du temps ainsi qu’une méthode ciblée pour progresser facilement.
CONTENU :
- Le temps au travail : ressource ou contrainte ?
- Qu’est-ce que le temps ?
- La méthode des 3 E : Efficience, Efficacité, Energie
- Le temps de l’efficience
- Le temps de l’efficacité
- Le temps de l’énergie
- Comment s’entraîner pour progresser dans la maîtrise du temps ?
- Bibliographie
AUTEUR :
Michel Giffard, Directeur de programmes et directeur pédagogique au CRC, animateur du séminaire Maîtriser son temps et son énergie, auteur du livre « Coaché ! - Editions d’Organisation - 2003 ».
Le temps au travail : ressource ou contrainte ?
« Le temps est un fleuve fait d’événements. »
Marc Aurèle
Le temps est la principale ressource dont nous disposons pour accomplir notre mission, nous transformer, rencontrer les autres et, tout simplement, vivre.
Or, d’où nous vient donc cette perception largement partagée que le temps se présente souvent à nous comme une contrainte, une difficulté à résoudre et non comme une richesse à faire fructifier ? Comment se fait-il que le temps puisse être vécu comme un adversaire après lequel on court (version productiviste) ou que l’on tue (version dépressive) ?
Le mal-être est souvent un rapport déréglé au temps qui génère du stress. Il manifeste le sentiment de ne pas être réellement présent, d’être dans la tension et non dans l’attention. Le mal-être est hanté par le passé (nostalgie, regret ou remord), ou par un futur inquiet ou idéalisé, qui nous empêche « d’exploiter » les richesses du présent. Notre faculté de souvenir et d’anticipation est donc bien à mettre au service de la construction de ce présent à venir, celui sur lequel nous pouvons influer afin de mieux maîtriser notre temps et, ainsi, notre vie.
Afin d’approfondir cette question au-cours des séminaires de formation à la maîtrise du temps, je facilite la prise de conscience des participants à partir des deux phrases paradoxales suivantes :
« L’oiseau croit qu’il volerait plus vite sans l’air qui le freine ». Sommes-nous donc comme cet oiseau qui peste contre le temps qui lui manque ou comme l’homme conscient de la valeur de ce temps qui le porte vers sa destination et lui permet de réaliser ses rêves ? Ce qui nous freine, ce sont essentiellement :
- les autres (certes ils nous polluent parfois, mais que serions-nous et que ferions-nous sans eux ?),
- l’organisation (celle-ci pourrait être améliorée mais son efficacité contribue à l’atteinte de nos résultats),
- et nous-même (comme les deux côtés d’une médaille, nos limites ne sont-elles pas souvent l’envers de nos qualités ?).
« Il n’est pas nécessaire de pousser le fleuve pour qu’il coule ». Cette affirmation est un premier outil de diagnostic de notre gestion du temps. Au cours d’une journée, quelles sont les actions inutiles que j’ai réalisées, du genre pousser le fleuve à la main ? Mais comme le fleuve, le temps ne s’écoule à mon avantage que si j’ai, au préalable, répondu à trois types de questions :
- la gravité et la pente : quelle est l’intensité de mon désir d’atteindre mes objectifs ? Sont-ils clairs, pertinents et partagés ? Quelle est la motivation, la mienne et celle de mes équipes ?
- l’eau : quelles sont les actions à réaliser, le marché à servir ? Ai-je l’eau appropriée pour faire tourner mon moulin ?
- le lit et les berges : quelles sont les règles du jeu ? Quel est le contexte de mes actions ? Quelles sont les contraintes et comment puis-je les utiliser à mon avantage ?
Qu’est-ce que le temps ?
« Quand on ne me le demande pas, je sais ce qu’est le temps ;
quand on me le demande, je ne le sais plus. »
Saint Augustin, Confessions.
Certains mots sont d’un usage si courant que nous ne nous interrogeons plus sur leur signification. Le temps est de ceux-là.
Or, pourtant, notre approche du temps structure notre vie et dépend directement de notre culture. Par exemple, le culte du progrès est la conséquence de notre vision occidentale, linéaire et chronologique du temps. Il n’existe pas dans les pays où le temps est un éternel recommencement, le cycle des saisons et de la vie.
Le temps peut être celui des horloges (objectif, partagé par un maximum de personnes) ou celui de la conscience (subjectif, personnel et variable). Ce dernier peut s’appréhender par l’intuition de la durée (Bergson) ou par l’expérience (Heidegger). D’ailleurs, quand nous évoquons le temps, s’agit-il de la durée ou de l’instant, du moment ? Et ne risquons-nous pas d’identifier le temps aux phénomènes qu’il contient ?
Vivre consiste-t-il à passer d’une date à une autre date, à durer d’un point à un autre en passant le temps ? Ou bien est-ce goûter la saveur de l’instant, de vivre le présent au présent, seul temps pouvant être perçu concrètement. Car le passé n’est plus, il n’existe que par ma mémoire, et le futur n’est pas encore, sauf bien-sûr dans mes rêves.
Dans Les Essais, Montaigne nous suggère bien, non de vivre au présent, mais « à propos », afin d’apprendre à méditer et à manier notre vie. Cet « à propos » nous fait envisager le moment, non comme un laps de temps, mais comme une opportunité de s’ouvrir à ce que nous présente la vie à cet instant. La disponibilité serait ainsi une qualité essentielle pour mieux vivre le temps.
L’approche scientifique du temps devrait être plus rationnelle. Or le présent existe-t-il concrètement puisqu’il n’est qu’un point sans extension ? En physique, le temps sert à penser et mesurer le mouvement. Le temps est bien cette quatrième dimension de l’espace-temps qui permet de situer un événement, de le dater et de mesurer l’écart, la durée entre deux événements. D’ailleurs, la science nous montre que si le temps n’existait pas, la vie ne serait pas possible, l’univers n’existerait pas, notre cœur ne pourrait pas battre car tout mouvement serait impossible.
Mais de quel mouvement s’agit-il car, selon le principe d’incertitude d’Heisenberg et la mécanique quantique, la perception du mouvement d’une particule dépend de l’outil de mesure. Selon le cas, la particule est appréhendée comme une masse en mouvement ou comme un phénomène vibratoire, les deux s’excluant mutuellement.
En conclusion, ce rapide panorama du concept de temps nous montre notamment que :
· le temps est indissociable de la vie,
· les approches du temps sont multiples, selon les cultures, les disciplines et les subjectivités. En milieu interculturel, l’équipe qui gagne est l’équipe synchrone, capable d’ajuster les différentes perceptions du temps de ses membres.
· la seule certitude possible est que, relativement au temps, rien n’est figé ni certain.
La méthode des 3 E : Efficience, Efficacité, Energie
Le temps est le moyen le plus commode qu’a trouvé la nature
pour que tout ne se passe pas d’un seul coup.
Gagner trois heures par jour, atteindre ses objectifs, s’organiser efficacement, être en forme sont des souhaits largement partagés.
La méthode des 3 E nous offre un cadre synthétique de réflexion sur notre propre gestion du temps et d’action afin de progresser vers une meilleure maîtrise de notre temps et de celui des autres. Après expérimentation, il se révèle très accessible de gagner au moins une heure par thème, soit plus de trois heures par période de vingt quatre heures.
- Etre efficient consiste à se centrer sur sa mission et ses priorités à court et moyen terme, à se concentrer d’abord sur « ses gros cailloux », c’est-à-dire sur les tâches essentielles, sur les actions importantes à fort enjeux. En corollaire, supprimer l’inutile, éviter le remplissage. La finalité est d’agir, le plus souvent possible, au cœur de sa fonction et au cœur de sa vie.
- Etre efficace signifie soit réaliser davantage de choses dans un temps donné, soit consacrer moins de temps à une tâche, voire l’inscrire dans une durée déterminée. L’efficacité est donc un ratio dont nous pouvons faire varier le numérateur et le dénominateur. L’amélioration de l’efficacité concerne d’abord l’organisation personnelle et collective : l’agenda, les réunions, le téléphone, le rangement, les déplacements, les Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC), la planification, la liste des tâches, la délégation.
Par ailleurs, la communication peut être également une source de pertes de temps souvent non conscientes : faire passer un message en une heure au lieu de deux, préparer ses prises de parole, apprendre à écouter, être disponible au bon moment font aussi partie de la boîte à outils de l’efficacité.
- Disposer de l’énergie nécessaire pour renforcer l’efficience et développer l’efficacité. Cela passe par le plaisir, la motivation, le désir, mais aussi le sommeil, la chronobiologie (être du soir ou du matin !), la diminution du stress et, enfin, le sentiment d’avoir retrouvé une certaine liberté. La conséquence en est souvent un meilleur équilibre de vie, professionnelle et privée.
La clé du succès réside dans une mise en œuvre harmonieuse des trois E et dans une combinaison personnalisée de nos paramètres de gestion du temps. Car nos voleurs de temps sont de deux types.
Nous connaissons bien entendu les voleurs externes : les autres et leurs interruptions, l’organisation et ses adhérences, la culture et ses rigidités. Mais ce ne sont pas les plus avides.
Nous sommes surtout victimes de nos voleurs de temps internes : nos habitudes dont il est si difficile de changer, notre difficulté à remettre en cause une méthode peu efficace, nos modes de fonctionnement que nous poussons souvent à leur extrémité (par exemple, si être rigoureux représente un gain de temps, le perfectionniste en perd beaucoup en réalisant des tâches non efficientes).
Le temps de l’efficience
« Il n’est pas de vent favorable pour celui qui ne sait pas où il va. »
Sénèque
Devant la difficulté à bien la discerner, notre efficience se construit pas à pas, ou plutôt, exercice par exercice.
Le premier exercice consiste à distinguer l’important de l’urgent. L’important est ce qui nous permet de remplir notre mission, d’atteindre nos objectifs de vie, à court et moyen terme. Au préalable, il est préférable de connaître sa mission et de s’assurer qu’elle correspond bien à l’attente de son entreprise ou de ses clients. Plus généralement, savoir ce que l’on veut, hiérarchiser les actions pour l’atteindre, se concentrer sur ses trois activités à plus fort rendement et privilégier le très important-non urgent, est un gage de réussite.
La prise de conscience du temps court et du temps long renforce aussi l’efficience. Chacun doit avoir une perception claire de l’instant, de l’ici et maintenant, tout en ayant conscience du cap à tenir. Réfléchir à ce que nous serons d’ici 10 ou 15 ans : voilà une mise en perspective qui permet de mieux se situer dans le temps, et ainsi de mieux gérer ses priorités. Cet exercice est mené à l’aide de questions précises, parfois dérangeantes du type : quel est le but de ma vie, quel est le sens de ma présence sur terre, que dois-je absolument accomplir, quels sont les objectifs essentiels dans mon poste actuel ?
Comment procéder ? Simplement visualiser une situation différente de la situation actuelle éventuellement non satisfaisante et consacrer ses efforts à sa réalisation. Des buts ambitieux et réalistes sont à la fois une source d’énergie et très structurant pour notre organisation quotidienne personnelle.
Identifier et supprimer les tâches inutiles est un gisement d’efficience souvent ignoré. Ce sont toutes les tâches à faible valeur ajoutée, celles que nous continuons à accomplir parce qu’elle nous plaisent ou qu’elles nécessitent peu de réflexion (ces tâches peuvent contribuer par ailleurs à une bonne gestion de notre énergie), celles que nous pourrions déléguer en anticipant un minimum.
Pour renforcer notre motivation afin d’être plus efficient, nous pouvons substituer « temps » par « vie » dans les expressions populaires que nous utilisons le plus souvent. Par exemple, perdre son temps n’est pas très grave, mais perdre sa vie est plus impliquant ! Quelques expressions à méditer : « Je n’ai pas le temps, je tue le temps, je passe le temps, prendre le temps, avoir le temps, gagner du temps ».
Le temps de l’efficacité
Le temps n’est jamais que l’idée que l’on s’en fait.
Il suffit de changer son rapport au temps pour, déjà, être mieux organisé(e).
Le temps obéit à des lois. Les connaître et en tenir compte renforce notre efficacité.
Loi de Parkinson.
Plus j’ai de temps pour réaliser une tâche, plus je mets de temps. Une tâche prend tout le temps que j’ai décidé de lui consacrer. Il suffit d’un rien pour occuper mon temps.
Application : borner le temps, se donner des dates et des heures butoirs, refuser de participer à une réunion ou à un rendez-vous sans heure de fin, découper les projets en phases courtes.
Loi de Pareto
L’essentiel prend 20% du temps, l’accessoire 80%. En deux heures, je fais ma journée.
Application : faire un plan de journée, une « to do list ». Réaliser les 20% au meilleur de sa forme, commencer par les gros cailloux, même difficiles. Le rangement est dans les 80%.
Loi d’Illich
Au-delà d’un certain seuil d’heures de travail, le temps passé n’est plus efficace. Le rendement du temps passé est décroissant.
Application : ne plus confondre présentéisme et production. Prévoir des temps de recréation et de ressourcement. Distinguer clairement les espaces-temps de travail et de loisir.
Loi de Douglas
Plus je dispose de place pour ranger dossiers et documents, plus je prends de place.
Application : choisir un système de classement simple, le partager avec les autres, supprimer régulièrement les documents inutiles.
Loi de Carlson
Faire un travail en continu prend moins de temps qu’en plusieurs fois. La mémoire d’un événement s’efface rapidement, de l’ordre de 50% par jour.
Application : résister aux interruptions, prévoir des plages de temps suffisantes pour une tâche, prendre des notes même succinctes, rédiger un compte-rendu dès que possible.
Loi de Murphy
Rien n’est aussi simple qu’il n’y paraît. Chaque chose prend davantage de temps que prévu. Si une chose peut se produire, elle se produira.
Application : ne plus justifier à l’avance les retards et les dérives de délais, se donner du temps tampon, anticiper les difficultés, intégrer l’imprévu et prévoir les solutions de secours.
Loi de l’Ecclésiaste
Il y a un moment pour tout et un temps pour chaque chose.
Application : laisser mûrir les projets, ne plus laisser « pourrir » des situations, anticiper les moments où traiter les sujets, se donner le temps nécessaire.
Le temps de l’énergie
« Dans le passé, il y avait beaucoup plus d’avenir que maintenant. »
Le Chat
Développer son efficience et son efficacité sont déjà d’excellents moyens de réduire le stress, par le renforcement de la motivation et par la satisfaction d’agir au cœur de sa vie. Quelques principes pour mieux gérer son stress : ce ne sont pas les événements qui nous stressent mais la représentation que nous nous en faisons ; si la pression stimule, trop de pression permanente inhibe et affaiblit ; en choisissant d’affronter une difficulté, plutôt que se résigner, nous nous ouvrons aux possibilités de transformer la situation.
Pratiquer la relaxation et se donner régulièrement des temps de pause sont une source d’énergie substantielle. Une pause flash : fermer les yeux pendant 20 secondes, respirer profondément, détendre ses muscles et son esprit. Une pause parking : une sieste de moins de 20 minutes, une ou deux fois par semaine, remplace avantageusement deux heures de sommeil la nuit, notamment après le déjeuner, au moment où les performances intellectuelles sont les plus faibles. De même qu’il est recommandé de faire plusieurs repas par jour, la fatigue est mieux absorbée en répartissant mieux notre sommeil.
Encore faut-il savoir le gérer, c’est-à-dire connaître ses cycles du sommeil. Un cycle dure entre une heure et demie et deux heures. Sa durée est fixe pour un adulte donné et variable selon les individus. Le début d’un cycle s’appelle le train du sommeil. C’est le moment où le sommeil est irrépressible, où les paupières sont lourdes, où passe le marchand de sable des enfants. Notamment en cas de changement de fuseau horaire ou d’heures administratives, il est possible de modifier les heures de passage des trains, en avançant ou retardant l’heure du coucher. Pour cela, il nous suffit de les noter expérimentalement le soir, ainsi que l’heure d’endormissement et l’heure du réveil naturel le matin suivant. Il est préférable de se réveiller à la même heure chaque jour, à un cycle près, et donc de s’endormir à la même heure, à un train près. Le nombre de cycles recommandé est de quatre ou cinq par 24 heures, soit des nuits de 6 heures à 10 heures, siestes non comprises.
Préparer son avenir par la visualisation est aussi une source d’énergie facilement disponible. Visualiser consiste à imaginer une action déjà réalisée, la course déjà gagnée. Il s’agit de vivre le futur au présent, d’identifier ce que nous ressentons sur le podium au moment de la victoire et ce que nous avons fait pour gagner. Un exercice concret consiste à s’imaginer gravissant le Mont Blanc au sein d’une équipe. Une première méthode est de mener une réflexion préparatoire sur les outils, les moyens, les difficultés à venir… La seconde consiste à se visualiser au sommet, d’identifier sa satisfaction et ses émotions positives, et de refaire a posteriori le chemin qui nous a permis de remporter cette victoire. La mise en perspective est très différente, plus positive et génère davantage d’énergie.
Comment s’entraîner pour progresser dans la maîtrise du temps ?
« Ce que nous pouvons faire de mieux pour ceux qui nous aiment,
c’est encore d’être heureux. »
Alain
La connaissance des lois du temps et des méthodes pour maîtriser son temps prend moins d’une heure de lecture tranquille. Nous savons tous ce qu’il faut faire personnellement pour gagner du temps, ou, au moins, pour ne plus en perdre. D’ailleurs, le temps figure en bonne place des résolutions prises au retour de congés ou en début d’année. Alors, pourquoi est-ce si difficile de tenir nos engagements ?
La réponse réside dans notre cerveau limbique, celui des émotions. Le temps est lié à la vie, à l’intelligence émotionnelle. Changer ses habitudes de gestion du temps représente autant de remise en cause affective que de chercher à maigrir ou d’arrêter de fumer. Et correspond souvent aux mêmes stratégies. Il s’agit de transformer ses engagements en actes concrets réguliers et faciles à mettre en œuvre.
Pour réussir, un séminaire de maîtrise du temps doit donc s’inscrire dans la durée. Un séminaire se compose ainsi de plusieurs sessions, espacées de périodes d’application des engagements de progrès pris par les participants. Le travail en binôme facilite aussi l’atteinte de leurs objectifs. Des réunions téléphoniques régulières, à condition d’être préparées avec rigueur, permettent un rappel des principaux messages.
Comme il s’agit d’identifier les émotions des participants et de les faire évoluer, la pédagogie correspond à leur vécu et colle au plus près de la réalité du terrain. Des mises en situation ludiques et en équipes (comme de réaliser un carré avec une corde, les yeux bandés et sans se parler) permettent de prendre conscience de la façon réelle dont chacun gère son temps. Cette approche facilite le décryptage en temps réel des solutions individuelles et collectives, de la façon dont chacun communique, et permet ainsi de tirer de précieux enseignements pour l’avenir. Ce type de pédagogie est particulière recommandée pour les équipes naturelles, en intra entreprise.
Comment s’entraîner seul, après avoir lu un livre ou suivi un séminaire ? En appliquant la méthode des 3 E !
Tout d’abord, identifier ses gros cailloux, à court et moyen terme. Bien se concentrer sur l’essentiel, chaque jour, sans pression excessive. Faire la chasse régulière au gaspi, supprimer l’inutile, souvent conservé par paresse ou laxisme.
Puis, utiliser les méthodes et les outils pour s’organiser en fonction de sa psychologie. Il n’existe pas de meilleure méthode universelle. Simplement, la méthode la plus adaptée à soi-même, à une période donnée.
Enfin, bien gérer son énergie. Le sommeil est la clé principale. Connaître et appliquer ses cycles du sommeil. Se réveiller naturellement à heure régulière. Se persuader qu’une nuit plus courte, occasionnellement, ne « nuit » pas au rendement. Et rechercher le plaisir d’agir.
Le temps est bien une ressource à notre disposition.
Bibliographie
- L’Être et le Temps – HEIDEGGER – Gallimard – 1986
- Mieux s’organiser pour gagner du temps – K. GLEESON – Maxima – 1996
- Le syndrome de Chronos, du mal travailler au mal vivre – Denis ETTIGHOFFER – Dunod 1998
- Le temps autrement, le kit de survie des nouveaux nomades – Philippe CRUELLAS – ESF Editeur – 1999
- Gérer efficacement son temps et ses priorités, une logique du plaisir – Daniel LATROBE – ESF Editeur – 2000
- 10 considérations sur le temps – Bodil JÖNSSON – Gallimard – 2000
- Le nouvel art du temps – Jean-Louis SERVAN – SCHREIBER - Albin Michel – 2000
- Vous, votre temps de travail et internet – Paul OHANA – Editions d’Organisation – 2000
- Du « temps » – FRANCOIS JULLIEN – Grasset – 2001
- Le rapport qualité du temps en Europe – CHRONOPOST – 2002
- Les tactiques de Chronos – Etienne KLEIN – Flammarion – 2003
