Comment choisir le site d’un séminaire ?
Ce point est très important pour la réussite d’un séminaire, et plus particulièrement si l’un des objectifs est la cohésion de l’équipe.
Séminaire résidentiel ou non ?
Les séminaires de plusieurs jours sont souvent plus efficaces lorsqu’ils sont organisés en résidentiel (c'est-à-dire dans une structure hôtelière où les participants restent pendant toute la durée du séminaire).
Les avantages sont :
- Les participants sont sur place (pas de retard prévisible le matin)
- Les travaux peuvent être terminés tard dans l’après-midi, voire reprendre en soirée
- Les déjeuners et dîners peuvent être mis à profit pour des activités de cohésion
- Les participants ne sont pas dérangés (sauf urgence) par le quotidien
- La logistique est gérée de manière professionnelle (matériel, pauses)
- Les travaux se placent sur terrain « neutre » (important dans le cas de gestion de conflits)
- Le choix d’un site agréable peut constituer une reconnaissance des participants
- La cohésion de l’équipe est favorisée
Les inconvénients :
- Principalement le coût de l’hébergement (à relativiser néanmoins car les avantages compensent largement ce coût)
- Les déplacements à prévoir, le cas échéant
Quand réserver le site ?
Cas d’un petit groupe (inférieur à 20 personnes)
Sauf cas particulier (période rouge dans les hôtels lors de grands salons par exemple), la recherche du site n’interviendra qu’après définition précise des objectifs du séminaire. Il est relativement facile d’héberger un groupe de moins de 20 personnes car la plupart des structures hôtelières s’y prête.
Cas d’un groupe plus important (20 participants ou plus)
Plus la taille du groupe augmente, plus la recherche d’un site doit rentrer dans les priorités. Au-delà de 100 personnes, un nombre limité de structures peuvent recevoir les groupes dans de bonnes conditions de travail. Dans le cas d’un grand groupe (100 personnes et plus), il s’agit de prendre des options auprès d’un site dès que la date du séminaire est arrêtée.
Dans tous les cas, la réservation du site doit idéalement se faire en collaboration avec le consultant qui animera le séminaire. En effet, certains processus nécessitent un environnement adapté (grande salle, salles de sous-commissions, zone d’activité en plein-air, etc.). Un environnement trop contraignant peut nuire à la bonne conduite du séminaire et par conséquent à son efficacité.
Cas d’un séminaire de cohésion d’équipe
Dans le cas particulier de cohésion d’équipes, je préconise un hébergement à la taille du groupe (hôtel d’une vingtaine de chambres pour un groupe de 15 à 20 personnes etc.)
Un groupe de 15 participants perdu dans un hôtel de 300 chambres ne bénéficiera pas du même contexte que dans un petit hôtel. Il sera plus difficile d’obtenir des zones privatives (pour les repas, pour les activités d’équipe) alors que l’impression de se sentir « entre-nous » concourt à la cohésion de l’équipe.
Portez votre attention également à :
- Accessibilité (moyens de transport)
- Qualité de l’accueil, de l’hébergement et de la restauration, qui doivent être en harmonie avec la culture de l’entreprise
- Image du site (évitez les sites à image prestigieuse pour un séminaire si en même temps, une usine du groupe licencie 300 personnes !)
© Christophe SCHMALTZ – CHARLIE MIKE – janvier 04
